Toutes les assemblées générales se déroulent de manière identique, la loi impose le respect de règles de forme et de fond pour la tenue de la réunion. Quelles sont les étapes clés de l'assemblée générale de copropriété ?
LA FEUILLE DE PRÉSENCE
Cette étape marque le début de l'assemblée générale. Chaque copropriétaire est invité à signer la feuille de présence et ainsi enregistrer sa présence à la réunion de la copropriété. Ce document recense l'ensemble des propriétaires qui compose le syndicat des copropriétaires avec l'identification de chaque lot et les tantièmes attribués.
Les copropriétaires ou tiers disposant de mandat pour représenter un copropriétaire, aussi appelé pouvoir, doivent également signer la feuille de présence pour le compte du représenté. Les pouvoirs en blanc adressés au syndic (absence de représentant désigné) sont distribués aux copropriétaires acceptant de représenter un absent. Il faut noter qu'il existe une limitation légale au nombre de pouvoirs pouvant être détenus par une même personne, en effet il n'est pas possible de détenir plus de trois pouvoirs sauf si cela n'excède pas 5% des tantièmes de la copropriété.
ELECTION DU BUREAU
Seconde étape de la réunion, les copropriétaires sont amenés à élire le bureau de l'assemblée générale. Cette désignation s'effectue par trois votes distincts à la majorité des présents et représentés (art 24).
Les copropriétaires désignent dans un premier temps le président de séance. Son rôle consiste à contrôler la régularité de la feuille de présence et la signer en qualité de président. Il veille également au bon déroulement de l'ordre du jour et à l'examen de toutes les questions prévues.
L'assemblée désigne ensuite un ou plusieurs scrutateurs dont le rôle principal est de veiller à la régularité des votes des résolutions inscrites à l'ordre du jour. La désignation d'un scrutateur n'est pas une obligation légale, toutefois de nombreux règlements de copropriété l'imposent.
Enfin il est procédé à l'élection du secrétaire de séance qui est en générale le syndic. La mission du secrétaire va être de comptabiliser les votes et les retranscrire sur le procès verbal qu'il doit par ailleurs rédiger.
EXAMEN ET VOTE DE L'ORDRE DU JOUR
Une fois le bureau élu, il est ensuite passé à l'examen de l'ordre du jour de l'assemblée qui a été porté à la connaissance de l'ensemble des copropriétaires via la convocation. Généralement avant de passer les questions au vote, le conseil syndical présente son rapport annuel d'activité où il rend compte de sa mission au cours de l'exercice écoulé.
Chaque question est ensuite soumise aux votes des copropriétaires : l'approbation des comptes, le vote du budget, la désignation du syndic et du conseil syndical, le montant de l'avance de trésorerie...(cf convocation). Le syndic est amené à apporter des précisions sur certaines questions en même temps qu'il assume le secrétariat de l'assemblée.
Une fois l'ordre du jour épuisé, la réunion est ainsi terminée et la séance levée. Le bureau se réunit pour formaliser le procès verbal d'assemblée générale.
SIGNATURE DU PROCÈS VERBAL
Le procès verbal qui retranscrit les votes et décisions de l'assemblée doit être signé en fin de séance par le bureau. A cette étape chaque signataire va relire le procès verbal afin de vérifier qu'il n'y a pas d'erreur de retranscription que cela soit dans les votes ou dans la rédaction des résolutions.
Le procès verbal sera par la suite diffusé par courriers à l'ensemble des copropriétaires.