Une assemblée générale qui vient de se terminer entraine un travail d’exécution des décisions prises pour le syndic. Avant d’exécuter l’ensemble des décisions, il faut bien entendu les porter à la connaissance de tous les copropriétaires et s’assurer de l’absence de contestation.
LA RÉDACTION ET LA NOTIFICATION DU PROCÈS VERBAL D'ASSEMBLÉE
A la suite de l'assemblée, un procès verbal qui retranscrit les décisions prises doit être rédigé par le syndic et signé par le bureau (président, scrutateur et secrétaire). On doit y retrouver le détail des votes avec la mention des noms des copropriétaires opposants et éventuellement les réserves formulées par ces derniers. Il doit également reproduire les dispositions légales relatives à la contestation de l'assemblée.
Le procès verbal est ensuite diffusé à l'ensemble des copropriétaires par voie postale. Les modalités d'envoi diffèrent selon la qualité du copropriétaire pendant l'assemblée. Le procès verbal est notifié par lettre simple aux copropriétaires présents ou représentés et non opposant (en règle générale ceux qui ont approuvé toutes les décisions). Il est notifié par courrier recommandé aux copropriétaires absents ou opposants (en règle générale, ceux qui ont voté contre une décision ou qui se sont abstenus). Le procès verbal doit être notifié dans les 2 mois suivant la date de l'assemblée.
OUVERTURE DU DÉLAI DE CONTESTATION
Les décisions prises par l'assemblée générale peuvent faire l'objet d'une contestation par un copropriétaire en vue d'obtenir l'annulation d'une ou plusieurs décisions. La contestation doit être formulée dans un délai de 2 mois à compter de la réception du procès verbal auprès du tribunal de grande instance. Ce droit de contester l'assemblée n'est ouvert qu'aux copropriétaires absents ou opposants.
Le recours en annulation peut être exercé pour non respect des règles de fond et de forme de l'assemblée ou plus généralement pour non respect du droit de la copropriété voire même des dispositions du règlement de copropriété. Une contestation pourra naitre en cas de non respect du délai de convocation ou en cas décisions prises irrégulièrement à une majorité différente de celle exigée par la loi par exemple.
En l'absence de contestation dans les 2 mois, l'assemblée générale devient incontestable et opposable à l'ensemble des copropriétaires.
LA GESTION COMPTABLE DE L'ASSEMBLÉE
De nombreuses décisions prises par l'assemblée générale ont une incidence sur le plan comptable, entrainant ainsi des modifications de la comptabilité. L'approbation des comptes rend exigibles les soldes débiteurs issus de la répartition des comptes. L'ajustement de l'avance de trésorerie ou l'augmentation du budget prévisionnel entrainent également une modification des quote parts de chaque copropriétaire. La réalisation de travaux décidés en assemblée entraine par ailleurs la réalisation d'appels de fonds aux date définies dans le procès verbal.
LA MISE EN ŒUVRE DES DÉCISIONS ADOPTÉES
Après l'assemblée générale, le syndic doit faire appliquer les décisions prises par les copropriétaires. Pour certaines décisions le syndic doit attendre l'expiration du délai de contestation, c’est le cas pour toutes les décisions de travaux autres que celles votées à l’article 24.
Dans le cadre de travaux, la mise en œuvre des décisions consiste à passer les ordres de services auprès des entreprise retenues, à effectuer le suivi et la réception sans oublier le paiement.
Lorsque l’assemblée décide de réaliser des actes juridiques comme passer un contrat d’entretien, le syndic doit faire la souscription dudit contrat. S’il s’agit d’une modification du règlement de copropriété, le syndic doit se rapprocher du notaire pour effectuer la modification.