Modèle de lettre : inscrire une question à l'ordre du jour de l'AG

Faire voter des travaux, présenter un contrat de syndic concurrent, installer une borne de recharge, contester une répartition de charges : en copropriété, tout passe par un vote en assemblée générale, et rien ne peut être voté qui ne figure pas à l'ordre du jour. La lettre de demande d'inscription d'une question à l'ordre du jour est donc le courrier le plus utile de toute la vie d'un copropriétaire : c'est la clé qui ouvre l'assemblée générale.

Utilisez-la dès que vous voulez soumettre une décision au vote des copropriétaires, quelle qu'elle soit. Le syndic a l'obligation d'inscrire votre question ; il n'a aucune obligation de la faire adopter. Voici la base légale, le modèle complet et les erreurs qui font échouer la démarche.

Ce que dit la loi : l'article 10 du décret du 17 mars 1967

Le droit d'inscription est ouvert à tout copropriétaire, ainsi qu'au conseil syndical, par l'article 10 du décret n° 67-223 du 17 mars 1967 : chacun peut notifier au syndic, à tout moment, la ou les questions dont il demande l'inscription à l'ordre du jour d'une assemblée générale. Trois règles de forme commandent tout :

• La notification : lettre recommandée avec accusé de réception (ou recommandé électronique). Un mail simple ne prouve rien.
• Le moment : la demande doit parvenir au syndic avant l'envoi des convocations. Arrivée après, elle n'est pas perdue : elle est automatiquement reportée à l'assemblée suivante. Les convocations partant au moins 21 jours avant l'AG, visez en pratique deux mois avant la date probable de l'assemblée.
• Le contenu : la question doit être accompagnée d'un projet de résolution rédigé, c'est-à-dire du texte exact qui sera soumis au vote, et des pièces nécessaires à la décision lorsque le sujet l'exige (devis, plans, projet de contrat).

Ce projet de résolution est le point que presque tout le monde néglige. Sans lui, le syndic peut inscrire votre question en simple « point d'information », dont il ne sortira aucun vote et aucune décision opposable.

Le modèle de lettre

Personnaliser la lettre sans l'affaiblir

Adaptez trois éléments, et seulement trois : l'intitulé de la question, le projet de résolution et les pièces jointes. Quelques règles pour chacun :

• Une lettre peut porter plusieurs questions, mais rédigez un projet de résolution distinct par question : chaque décision se vote séparément, éventuellement à des majorités différentes.
• Rédigez la résolution comme une décision, pas comme un souhait : « l'assemblée générale décide de », suivi d'un objet précis, chiffré, daté. Une résolution vague (« étudier la possibilité de ») produit un vote sans portée.
• Joignez tout ce qui permet de voter en connaissance de cause : pour des travaux, le ou les devis ; pour un changement de syndic, le projet de contrat concurrent (voir notre modèle dédié au changement de syndic) ; pour des travaux privatifs, descriptif et plans. Une question inscrite sans ses pièces sera reportée ou rejetée.
• Gardez l'accusé de réception et vérifiez, à réception de la convocation, que votre question y figure fidèlement, avec votre texte de résolution non modifié.

Et si le syndic ne répond pas ?

Le syndic qui reçoit une demande régulière (recommandé, projet de résolution, pièces) a l'obligation d'inscrire la question : il n'a aucun pouvoir d'appréciation sur son opportunité. S'il l'écarte, la modifie ou fait la sourde oreille, l'escalade est graduée :

• renvoyez une lettre de relance rappelant la demande initiale et sa date de réception ;
• sans effet, adressez une mise en demeure visant l'article 10 du décret de 1967 ;
• si l'assemblée s'est tenue sans votre question alors que votre demande était arrivée à temps, sa non-inscription constitue une irrégularité, et le juge peut engager la responsabilité du syndic pour le préjudice causé ;
• en dernier recours, un quart des copropriétaires en voix peut exiger la convocation d'une assemblée générale extraordinaire sur les questions bloquées.

Un syndic qui filtre les questions des copropriétaires, en particulier celles qui concernent sa propre mise en concurrence, donne surtout un motif de plus de le remplacer à la prochaine échéance.

L'essentiel à retenir

Tout copropriétaire peut imposer une question au vote de l'assemblée générale : recommandé au syndic, projet de résolution rédigé, pièces jointes, le tout avant l'envoi des convocations. Le syndic doit inscrire, l'assemblée décide. Si votre question est justement la mise en concurrence du syndic, préparez le dossier complet en amont : obtenez plusieurs contrats de syndics concurrents via SyndiCompare, ils constitueront les pièces jointes de votre prochaine lettre.